日々の業務では、メールの書き間違いや誤送信がどうしても発生します。重要なことは、誤りを訂正した適切なフォローアップのメールをできるだけ速く送信することです。当記事では、業務でよくあるメール誤りに対して、どう訂正・フォローアップするかというサンプルをご紹介します。
うっかりした書き間違い、誤送信への訂正メール
誤ったメールの後で送るお詫びのメールでは、誤りを明確にし、できるだけ早く正しい情報を提供することが求められます。
ケース1 : 日付や数値の誤りのあるメールを送信した
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I’m sorry for the mistake in the previous email. I would like to advise you all that the launch of the new product will be in September 2019, not in August 2019.
前回送ったメールの誤りにお詫びいたします。新製品の発売は、２０１９年８月ではなく、２０１９年９月であることを皆様へ報告します。 |
ケース２ : 宛先名、または文章内で相手の名前を書き間違えて送信した
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I would like to apologize for the typing error in your name in my previous email.
前回のメールでお名前を書き間違えたことにお詫び申し上げます。 |
ケース３：誤った宛先をＣＣへ含めて送信した(誤った人をメーリングリストに含めていた）
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Please accept my apologies for CCing Mr. Tanaka in the previous e-mail. In fact, Mrs. Ikeda is leading the entry into the European market.
前回のメールで田中さんにCCを送ってしまったことにお詫び申し上げます。池田さんがヨーロッパ市場参入の窓口になります。 ※ 英語圏ではCCやBCCは、最近は動詞として使われています。（googleが動詞としても使えるようになったことと同じようなことです）（例）Can you CC me into that email? 「私をCCに入れておいてもらえますか？」 / Make sure you BCC Mr. Yamashita into the email about the marketing plan. 「マーケティング戦略を送るときに山下さんをBCCに加えておいてください」 |
ケース４ : 添付ファイルをつけ忘れた
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Allow me to apologize for neglecting to attach the file in my previous email. Please find the document attached here.
前回のメールでファイルの添付し忘れにお詫びいたします。今回の添付をご覧ください。 |
重大・深刻な誤送信、または内容の誤り
ここからは、重大・深刻な誤送信で会社や読み手に問題が発生するケースをご紹介します。お詫びだけではなく適切な対応の報告、またメール受信者への対応依頼を含めています。
ケース５ :「全員へ返信」(Reply all)で必要ない人たちに情報送信してしまった
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I greatly apologize for replying all to the previous email. The email was intended for the marketing team only. I am sorry for any inconvenience caused, please disregard the previous email.
前回のメールを「全員へ返信」してしまったことに心よりお詫び申し上げます。メールはマーケティング部のみへ送信されるものでした。ご不便おかけして申し訳ありませんでした。前回のメールは無視いただけますようお願いいたします。 |
ケース６ : 個人情報、または重要な機密情報を誤った人へ送信した
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I regret to inform you that my previous email included sensitive data which breaches our data protection protocols. Please accept our sincere apologies. Since you were not the intended recipient of this email, please delete it immediately.
申し訳ありませんが、前回の私のメールに、データ保護規約に違反する機密情報が含まれていました。大変申し訳ありませんでした。あなたは、このメールの適切な受信者ではないため（このメールはあなたへ誤って送られたものなので）、直ちにメールの削除をお願いいたします。 ※ sensitive data 機密データ・極秘データなどを指します |
ケース７ : 自分の不適切なメール送信が、会社へ悪い影響を与えてしまったとき
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I would like to sincerely apologize for the errors in my email dated 12th March 2018. As a result of the inaccuracies in my email, we received a number of complaints from our customer. I would like to reassure you that this will never happen again, and that Ms. Anderson will now take care of the ABC Company account. Please contact Ms. Anderson.
2018年３月１２日に送信したメールの誤りにお詫び申し上げます。メールで不正確な情報を送信したため、顧客より相当数のクレームを受け取りました。今後同じようなことが起こらないとお約束いたします。現在はアンダーソンさんがＡＢＣ社の件を担当しております。アンダーソンさんへご連絡願います。 |
ケース８ : 同僚などに不快・失礼にあたる内容のメールを送信してしまった
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Mr. Tanaka, please allow me to apologize for the contents of my previous email. It was sent without thinking, and I was frustrated that we had lost our position in the European market. I would like to have a one-to-one meeting with you to discuss your performance and explain my email in more detail. Please send me an Outlook invite at your earliest convenience.
田中さん、前回送ったメールの内容について詫びさせてください。ヨーロッパ市場での地位を失ったことで、フラストレーションからあまり深く考えずにメールを送信してしまいました。直接お会いして打ち合わせして、あなたの成績と、メールに記載の詳細について話し合いたいと思います。都合のいい時間でOutlookの招待を送ってください。 ※Outlook invite Outlookはスケジュール管理が出来るソフトウエアの名前、ここではOutlookの機能を使って会議に招待してください。という意味になります。 |
以上、いくつかのメールの誤り送信へのフォローアップについてご紹介させていただきました。もし、上記以外でこういう場合はどうすればいいんだろう？という場面があったら英語便まで教えてください。記事の続編でご紹介させていただきます。
Jennifer