際立つカバーレター(cover letter)の書き方

カバーレターは履歴書より重要

 カバーレター(cover letter)は、志望動機や自己PRを記載し英文履歴書や職務経歴書に同封する書類です。私は、西洋の大学と企業の両方で、人材採用担当として働いたことがあるので確信して言えます。「採用担当者はカバーレターを必ず読みます」今日では1つのポジションに対して似たようなスキルや仕事の経験を持った多数の応募者が殺到することもあります。そういったとき、カバーレターは、あなたを他の応募者に比べ際立たせる役割を果たします。実際、採用担当者の多くは、履歴書よりカバーレターを先に読みます。このため、カバーレターの目的や精査のされ方を正しく理解し、必要項目を含め戦略的に書くことが非常に重要です。時間はかかりますが、複数の宛先に応募するときは、それぞれの応募内容に合わせて異なるカバーレターを作成することをお勧めします

カバーレターの構成

まずはじめに、英語のカバーレターの構成を説明します。

1. Greeting
採用担当者のあて名を記載します。

2. Opening Paragraph
応募する仕事について触れ、あなたの関心または現状について説明します。

3. Main Body of the letter (Paragraphs 1 – 4)
ここで、あなたのスキルと経験を、”person specification“と適合させます。
※ person specification とは従業員募集にあたり、求められている個人の資質や資格、経験、職務を遂行するために必要な詳細条件などのことです。求人情報、職務の詳細、契約書などに定義されています。詳細は次章で説明しています。

4. Final paragraph
担当者があなたへコンタクトを取るよう、強く訴える文で締めくくります。

では、具体的にどう書けばよいか、サンプルを使って説明します。

1. Greeting

 採用担当者または、採用担当の管理者を宛先とします。担当者の名前は、求人情報のどこかに記載されている可能性があります。また、LinkedIn より該当者の名前を探すこともできるかもしれません。どうしても名前がわからない場合は、”To whom it may concern”.と書いておくこともできます。

Dear Mr. xxx, / Dear Ms. xxx, / To whom it may concern,

2. Opening Paragraph

 最初のパラグラフでは、応募する職種を記載します。そして、「なぜ応募しているのか」を現状とともに簡潔に記述します。ここであなたの現状を説明し、モチベーションを示すわけです。 例えば、以下のように書きます。

 I am writing to apply for the position of Marketing Manager at ABC Company. I have six years of marketing experience in both the public and private sectors, and recently graduated with an MBA degree from XYZ University. I am looking to further my career in a role within which I can utilize my work experience and the skills obtained during my MBA study.

3. Main Body of the Letter

点数を稼ぐには、あなたのカバーレターと”person specification” を一致させる必要があります。 今日は多くの会社がキーワードを選択する電子システムを使っています。その場合、あなたのカバーレターに必要なキーワードが含まれていないと、必然的に応募が拒否されてしまいます。また、採用担当はカバーレターを見て、あなたが” person specification”の中のいくつのスキルを持っているかでスコアをつける場合もあります。いずれにしても、最もスコアが高い人がインタビューに呼ばれることになります。

以下は求人情報にある、person specification の一例です。

ATTRIBUTES ESSENTIAL DESIRABLE
Education Bachelor’s degree Master’s degree
Experience Significant experience of managing marketing projects Previous experience of managing staff
Fluent usage of Microsoft software Experience of using 123 software
Previous usage of social media Use of social media in a professional context
Interpersonal Skills Ability to work in multicultural teams A second language

上記のperson specificationに適合させるためには、以下のような記述が有効です。(上記のperson specificationと意識してキーワードを合致させる記述を行っていることを確認してください)

• I have an undergraduate degree in Marketing, and recently obtained my MBA from XYZ University.

• I have over five years of marketing management experience, having run full campaigns for a number of multinational companies. I recently worked on the marketing campaign for American Company Ltd, which raised their revenue by $1 million.

• I have used Microsoft throughout both of my degrees and through all five years of my career to date. As such I am fluent in its usage. Though I have not used 123 software before, I have used 456 software which is very similar. I find marketing software intuitive and as such am confident that I could pick up the use of 123 software quickly.

• I have run social media for two separate organizations and was responsible for American Company Ltd’s campaign which doubled the number of visitors to their website.

• I have lived and worked in Japan, the USA and the UK, and as a result I am highly confident in my ability to work well with people from other cultures and backgrounds.

4. Final Paragraph

 最後のパラグラフはしめくくりです。強い文章で役割に対するあなたの強い資格をアピールし、採用担当者から自分にコンタクトさせるよう訴えます。以下はサンプルです。

 I strongly believe that my previous work experience coupled with my MBA degree will enable me to hit the ground running in this role. I look forward to discussing how I can add value to your team in more detail. I am available to interview at your convenience, and can be contacted at Jane_Smith@Gmail.com or xxx-xxx-xxxx. I look forward to hearing from you.

必ず見直しを!

 最後のアドバイスです。たとえ時間をかけてじっくり書いたカバーレターであっても、必ず通してもう一度読み直しましょうスペルチェック、会社名、応募する職種名、センテンス間のスペースやフォントサイズも忘れなくチェックします。私がアメリカのコンサルティング会社で採用を行ったときは、何百人という応募者が1つの仕事へ応募してきたことがありますが、そういうときは、カバーレターにスペルエラーがあったり、会社名を間違えてる人は履歴書を見る前に落とされてしまいます。

ぜひ上記で説明したテンプレートを使って、あなた独自の最強のカバーレターを作成してください。

Good luck!

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